仕事が効率よくできないあなたへ仕事の効率をあげるアイデア5選‼

仕事

仕事を効率よく終わらせたいけど、なぜかうまくいかない。時間ばっかりかかってしまう。

結構深刻な悩みだと私は思います。

仕事の効率が良くない人にはやりがちなこと足りない意識がいくつか存在しています。

まずはそれらに気づくこと・認めること

本記事では、仕事が効率よくできないとお悩みのあなたへ仕事の効率をあげるためのアイデアを5つご紹介します。

今回ご紹介するアイデアが全部できるに越したことはないですが、全部できなくても全然OK

あなたに刺さるものが1つでも私はうれしいですので、ぜひその刺さったことを実践して仕事効率化にチャレンジしてみてください。

仕事の効率を上げるアイデア5選

それではまず今回ご紹介するアイデアをまとめてみます。そのあとに一つずつ詳しく解説していきますね。

  • 無駄(=探す時間)を減らす
  • まとまった時間を作る
  • スピードとクオリティの関係を理解する
  • 一人でやらなくていいことは一人でやらない
  • 仕事の優先順位を理解する

詳しくみていきましょう

1:無駄を減らす

仕事の効率を上げるための一つ目の対策が「無駄を減らす」です。ここでいう無駄は業務中の「探す時間」だと思ってください。

  • 必要な書類を探す
  • パソコンのフォルダを探す
  • 名刺の山から連絡先を探す

上記のような探す時間が減るだけで、仕事の時間がぐっと増えます。なんの生産性もない「探す」という時間。

私の経験上探すのが下手な人は1日トータルで30分以上の探す時間を使っています。

年間で計算すると122時間探し回ってるー

では探す時間を減らすためにどうすればいいのか見ていきましょう。

デスク周りの整理整頓

書類を探す時間を減らすためには、デスク周りのどこに何があるのか一目瞭然いちもくりょうぜんにしておくことが大切です。

デスク周りを整理整頓するためのコツを詳しく書いてある記事がありますので、詳細はそちらをご覧ください。

関連記事>>デスクを整理整頓するコツはたったこれだけ!思い切ってやってしまおう

また、デスクを整理整頓するためのグッズを紹介しています。こちらで紹介しているグッズを使えばデスク周りはきれいになりますよ。

関連記事>>デスクを整理整頓するグッズ7選!手軽にお安くキレイにしよう【100均OK】

パソコンの整理整頓

整理整頓がムダを省いてくれるのは、オフィスでもパソコンの中でも同じです。

デスクトップがごちゃごちゃしてたり、適当にフォルダ名つけてたりすると探す時間増えますよね

ごちゃごちゃなデスクトップは壁紙の工夫とルールの徹底ですっきりさせることができます。

詳しくは関連記事>>デスクトップ整理を壁紙の工夫とルールの徹底で行い仕事効率化しよう!棚や部屋の無料(フリー)画像が使えます

こちらの記事をごらんください

フォルダ名の付け方についてもコツをつかめば、探す時間を極端に減らすことができます。

関連記事>>PCフォルダ整理のコツ・ファイル名の付け方!パソコン内の迷子を回避しよう

名刺の管理

名刺交換をしたまま引き出しの中にためていく人を何人も見たことがあります。

メールを送るときなど情報が必要になったときに何十枚もある名刺からぺらぺらめくってお目当ての名刺を探してました。

それだと時間かかってしまいますので、しっかりまとめておきましょう

僕はA4の大きいものではなくて小さめのホルダーを使っています

あいうえお順や会社ごとではなく、担当した物件(業務)ごと交換した順にまとめるので小さめを選んでいます。

以上がムダを省くための具体的な方法でした。

次はアイデア2つ目「まとまった時間をつくる」です

2:まとまった時間を作る

仕事の効率を上げるための2つ目のアイデアは「まとまった時間を作る」です。

仕事が効率よくできない人ってなんかあっちゃこっちゃ仕事に手をだして、全部中途半端になってるきがしませんか?

男性は特にマルチタスクが苦手な傾向があるので、仕事は1個1個つぶすべきです。

では具体的にまとまった時間を作るための方法を見ていきましょう。

スケジュール管理をうまくする

仕事ができる人はスケジュールの管理が上手です。

  • 年間予定
  • 月間予定
  • 週間予定
  • 日間予定

今年の大きな仕事の終わりはどこなのか?納期はいつか?そこから逆算して1日のスケジュールまで組んでいます

突然の予定にも対応できるように若干の余裕をみてね。

いち平社員だと目の前の仕事に手いっぱいで、広い視野を持つことは難しいかもしれません。

しかし、スケジュール管理ができるのとできていないのとでは仕事効率にめちゃめちゃ影響がでてしまいますので、ぜひ広い視野で仕事を見れるようになってください。

この仕事は〇〇ヶ月後に終わりだから、今日はここまでやればOKだな

といったように1日のやるべき目標が定まれば、その日のやる気もでてきます。

定時まで適当にだらだら仕事するのと目標があるのとでは、仕事の進みが段違いです。

集中するときは雑談しない

雑談が好きな人は少なくとも1人は部署にいますよね。

でも、その人の相手をずっとしていたらあなたの仕事はすすみません。

メリハリが大事

やるときはやる、まったりの時は雑談という風にしましょう。おしゃべりさんとだらだら仕事してては効率はあがりません。

ちょこちょこメールチェックしない

メールをする時間もまとめてしまった方が効率がいいです。

朝と昼と夕方の3回とかに決めてしまって、あとはメールソフトを立ち上げない。

そういう風にしないと、メール来たら返信しなきゃいけない気持ちになってしまいますからね。

メールくるたびに返信していたら、相手の仕事はどんどん進みますけどあなたがやりたい仕事は全然進まないですよ。

返信は受信から24時間以内でOK!メールチェックの時間もまとめてしまいましょう。

電話連絡もまとめてしてしまう

あなたがかける電話は一気にまとめてしまった方が効率がよくなります。

かかってくる電話はなんともできないのが悲しいですけどね。

できるのであればかかってくる電話も無視してしまう方がいいと思います。

以上がまとまった時間を確保するための具体的な対応策でした。

3:スピードとクオリティの関係を理解する

3つ目のアイデアはスピードとクオリティの関係を理解するです。

頼まれた仕事を全部100%のデキで提出しようとしていませんか?それは心がけとしてはいいと思います。

でも仕事効率化という点ではあんまりよくないんですよね

仕事は60点で提出すればいいです。

仕事のデキと時間

図をみていただければわかると思います。仕事が60点になるまでの時間と100点になるまでの時間が全然違いますよね。

100点目指したら効率悪くなっちゃうんですよ。だからとりあえず合格ラインまでいったら提出しましょう。

詳しくは関連記事>>仕事は60点で遠慮なく出そう!100点を目指さなくていい2つの理由‼品質より時間をとって自分と相手の満点をみつける

こちらをごらんください

4:一人でやらなくていいことは一人でやらない

4つ目のアイデアは一人でやらなくていいことは一人でやらないです。

人を頼ることがへたくそな人は、仕事効率が悪いと私は思います。

ちょっとしたことでも、一人でやるより二人でやった方が2倍以上速くなることがあります。

例:会議の会場準備・片付け

例えば会議の会場準備と片付け、テーブルのレイアウトを変更して資料を準備して画面準備して。

って1人でできることなんだけど、時間かかりますよね。

二人でやれば効率よくテーブル動かせるでしょう?手伝ってくださいって一言誰かにお願いすれば、自分の時間が増えるんです。

もちろんあなたしかできないこともあると思います。

そういうことは責任をもってあなたがやるしかありません。

5:仕事の優先順位を理解する

5つ目のアイデアは仕事の優先順位を理解するです。

これは仕事のスケジュール管理にも関係してくるスキルです。

他人に依頼が必要なものは早く

仕事の納期があって、それまでに終わらせないといけない。でも自分ひとりではわからないこともあり、協力業者さんに依頼しないといけないことがある。

そういうものはできるだけ早く人に投げてしまうんです。

わかんないんだもん。自分で抱えててもなんの得にもなりません。

ただ悩む時間が増えただけです。

あんまり頼みづらい人もいるでしょう。しゃべりたくない人もいるでしょう。

でも、あなたの力じゃどうにもならないことが分かっているのならばすぐに頼むべきです。

何が優先で、何が優先でないかを考えるのは

  • 重要な仕事かそうでないか
  • 急ぎの仕事かそうでないか
  • 自分でできるかそうでないか

こういった基準をもって考えてみてください。

優先順位の付け方についても関連記事>>優先順位の決め方を表を使って具体的に解説!やらなきゃいけないことをすっきりさせましょう

こちらの記事に詳しく書いています

おさらい:仕事が効率よくできないあなたへ

本記事では仕事が効率よくできないあなたへ仕事の効率をあげるアイデア5選‼

ということで仕事効率化のためのアイデアを5つご紹介してきました。

細かく書いてきたので、ここでちょっとこの記事のおさらいをしてみましょう。

  • 仕事の効率を上げるアイデア5選
    • 1:無駄(=探す時間)を減らす
      • デスク周りの整理整頓
      • パソコンの整理整頓
      • 名刺の管理
    • 2:まとまった時間を作る
      • スケジュール管理
      • 集中するときは雑談しない
      • メールチェックはまとめて
      • 電話もまとめて
    • 3:スピードとクオリティの関係の理解
    • 4:一人でやらない
      • 例:会議室の準備片付け
    • 5:仕事の優先順位を理解する
      • 他人に依頼が必要なものは早く

冒頭にも書いたようにいきなり全部実践する必要はありません

そんなんつかれちゃいますからね

あなたに刺さったことを1つでもやっていただければ、それできっと仕事効率はあがります。

少しでもあなたの仕事効率化に貢献できたのであれば私はうれしく思います。

ありがとうございました。

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プロフィール
峠

とうげです。30代サラリーマンです。地方進学校→一浪→大学理工学部→就職。行動することを大切にしています。投資、アフィリエイト、ブログやってます。インデックス投資で1000万円運用中。本業は地方に長期出張する施工管理→技術職へ異動。小さいときはロボット作り屋さんになりたかった。

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